Якщо можеш написати – не дзвони! 7 правил віддаленої роботи

Ці правила хорошого тону при спілкуванні з колегами на віддаленій роботі, були сформульовані давно, але нинішня ситуація підтвердила їх життєву необхідність. Якщо ви не знаєте, коли зможете повернутися в офіс, або вирішили цього не робити зовсім, дотримання цих порад збереже багато нервових клітин – вам, вашим колегам і близьким.

Якщо можеш написати – не дзвони

Головне правило хорошого тону при віддаленій роботі: дзвонити колегам без попередження можна тільки в разі загрози життю!

Уявіть, що ви працюєте в опенспейсі. І ви вирішуєте якусь задачу (пишете текст, складаєте таблицю, програмуєте інтерфейс). І тут до вас підходить один колега з питанням. А потім інший. А потім ще. А потім обід. Все. Що Ви там робили? Чим займалися?

Коли робота переходить додому, ця проблема стає ще жорсткішою. Людина може сидіти в абсолютній тиші, намагаючись не соватися на стільці, не встаючи за водою, тому що у неї спить дитина. І, якщо дитина прокинеться, вона буде змушена або заколисувати, або терпіти плач, поки цим зайнятий партнер (якщо він вдома, звичайно). А ви подзвонили, і телефон, завбачливо поставлений на віброрежим, впав зі столу або зачепив чашку.

Якщо ваші колеги або керівництво не дотримуються його, то ви маєте повне право обуритися. Але стежити за собою і не робити так самим це ваша зона відповідальності.

Для обговорення ідей і спірних питань використовуйте голосовий і відеозв’язок. Ну ось – тільки що говорили, що дзвонити не потрібно, і тепер відразу віддавайте перевагу дзвінкам.

Саме так: не потрібно дзвонити, якщо в цьому немає необхідності. Але обговорювати ідеї набагато краще голосом, причому ідеальним варіантом буде використання відео зв’язку. Це не скасовує того, що про дзвінок слід заздалегідь домовитися письмово.

Через чати і листи набагато складніше донести емоції і складні думки. А ще в чатах і в листах (особливо — в листах) є деяка затримка між повідомленнями в діалозі. У випадку з голосовим і відеозв’язком ця затримка значно зменшується, а емоції та інтонації стає куди легше зчитувати.

Зрозуміло, що ніщо не може замінити старої доброї розмови наживо за чашкою кави. Але вибирати доводиться з того, що маємо.

Пишіть фоллоу-апи (протоколи) по кожному дзвінку. Це правило працює і в офісі для зустрічей. Але, як і багато речей на віддаленій роботі, стає дещо більш значущим, тому що у людей потенційно набагато більше факторів, на які вони можуть відволіктися і забути, а що ж ось тільки зараз обговорювали.

Поясню, що таке крайня необхідність: якщо у вас горить цех або трапився серйозний PR-скандал — можна і дзвонити, і дітей будити, і про їжу забувати. Але якщо така необхідність з’являється із завидною регулярністю, значить, ви просто щось робите не так.

Як користуватися робочим чатом, якщо ви працюєте з дому

Нормальний час відповіді в чаті при віддаленій роботі – одна година в разі адресного повідомлення і дві години — якщо адресат не відзначений в повідомленні. Якщо ви хочете, щоб люди відповідали швидше, заздалегідь обговоріть це, виділіть час, коли вони повинні бути онлайн (не більше декількох годин на день), і вкажіть на конкретні чати, які люди повинні моніторити. І якщо ви вводите таке правило, то не розраховуйте, що завдання, які вимагають концентрації, будуть ефективно виконуватися в цей час.

Не залишайте голосові повідомлення, якщо у вас є хоча б один не відморожений палець на одній кінцівці.

Голосові повідомлення – це вкрай незручний спосіб спілкування, який не підходить для роботи. Дві найголовніші проблеми, пов’язані з ними: їх потрібно слухати, і по ним неможливо шукати. Всі незручність ви відчуєте, як тільки захочете знайти в листуванні, де ви обговорювали конкретний контракт.

Намагайтеся вести всю комунікацію через пошту або інші канали, де зафіксувати розмову можуть всі учасники. Якщо вся ваша комунікація буде десь записана, то вам потім буде простіше жити. Віддавайте перевагу пошті і коментування конкретних завдань в системі контролю завдань, будь-якому іншому спілкуванню, якщо немає необхідності робити інакше.

Про особисте

Не жартуйте. Особливо в загальних чатах. І в діловому листуванні. Правда, не потрібно. Якщо у вас є дуже-дуже хороший жарт, напишіть тому колезі, з яким у вас склалися приятельські відносини.

Ви можете створити окремий чатик для неформального спілкування, в якому не буде керівника або буде, якщо він готовий посміятися над собою (але і в цьому випадку, швидше за все, не буде). Це стане окремою територією, де ви можете творити все, що вам завгодно. Але пам’ятайте, що за зайву гостроту мови можна нарватися на негативну реакцію навіть в неформальній обстановці.

Несімейним на замітку. До тих пір поки у вас не з’явиться перша дитина, у вас залишається можливість кудись зірватися або попрацювати в будь-який час дня і ночі в залежності виключно від бюджету і настрою. Постарайтеся поважати необхідність сімейних людей працювати в певний час, їх нерви і бажання зробити свою роботу добре.

Засоби комунікації при роботі з дому: плюси і мінуси

Електронна пошта – найкращий канал комунікації для вирішення важливих робочих питань. Пошта дозволяє писати довгі, добре структуровані тексти, фіксувати комунікацію у всіх її учасників, адресно відправляти документи з прив’язкою до теми, зберігати гілки листування з певних питань.

Пошта – це найпоширеніший і самий базовий спосіб комунікації, яким ви повинні вміти користуватися. І якщо вам потрібно зафіксувати будь-які домовленості до контракту, особливо із залученням зовнішніх агентів, то користуватися варто тільки нею.

Месенджери – основний канал комунікації для щоденного спілкування. Важливо пам’ятати, що в телеграмі можна видаляти повідомлення інших користувачів в особистому листуванні і свої повідомлення в чатах. А це означає, що для з’ясування, “хто крайній”, іноді може знадобитися робити скріншоти. При цьому сучасні месенджери вже вміють нормально зберігати вкладення і посилання, особливо якщо люди ці вкладення зрозуміло називають.

Корпоративні месенджери усувають частину недоліків звичайних месенджерів, але при цьому набагато менш функціональні і зручні в плані роботи з вкладеннями. Проте їх достатньо, і вони вирішують завдання. Важливою перевагою корпоративних месенджерів є те, що ви можете робити кілька каналів і робочих чатів.

Намагайтеся всю переписку вести в них. Без необхідності не обговорюйте робочі питання один на один: якщо в питання залучено більше двох осіб, то будь-яке письмове обговорення, в якому присутні не всі учасники, буде виривати відсутніх з контексту. На деякому етапі ви можете опинитися в ситуації, коли ключові для виконання завдання або проекту колеги просто не в курсі останніх прийнятих по ньому рішень і обговорень.

Соціальні мережі. Якщо Ви користуєтеся ними для комунікації з клієнтами, то краще, щоб у вас був робочий аккаунт. Якщо ні – не гортайте стрічку. Ніколи не гортайте стрічку в робочий час.

Skype, Zoom, Discord та інші вам знадобляться. Можливо, кілька з них, тому що кожен з ваших колег буде наполягати на своєму варіанті. Якщо можете бути гнучкими, краще будьте і встановіть все. Користуйтеся по необхідності.

Важливо зауважити, що Skype і Discord дозволяють показувати співрозмовникам екран свого комп’ютера і перекидатися великими файлами. Zoom дозволяє записати діалог. Це зручно, але небезпечно, використовуйте під ситуацію.

Мобільний телефон – якщо тільки хтось помер. Або вмирає. Або інопланетяни. Або відео колеги в Tik-Tok набрало мільйон переглядів за годину. Хоча і в останньому випадку краще скидати його в чат.

Але і тоді не варто дзвонити без необхідності. Раніше ми вже розглянули передбачуваний сценарій того, що може відбуватися у людини під час вашого дзвінка. Кожен раз уявляйте найгірший варіант розвитку подій і краще напишіть.